ABLAUF UND FRISTEN
Fristen Übermittlung Unterlagen Buchhaltung
FRISTEN BUCHHALTUNG
Da die Steuern und Abgaben spätestens am 15. j.M. an das Finanzamt werden müssen, bitte ich Sie um Übersendung der Unterlagen bis 15. des Folgemonats, um einen fortlaufenden Arbeitsgang zu gewährleisten. Sollten Sie Buchhaltungsdaten oder Belege früher benötigen oder ist es Ihnen nicht möglich die Unterlagen bis zum Termin zu überbringen, bitte ich um Ihren Anruf, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu vereinbaren.
Falls Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung nur quartalsweise abgeben müssen, schicken Sie uns bitte die Unterlagen trotzdem monatlich, da wir es zeitlich nicht schaffen, die Buchhaltung für drei Monate in einem Monat zu erstellen
Beispiel:
Belege für die Buchhaltung des Monats Juni übermitteln Sie bitte bis spätestens 15. Juli
Tipp:
Wenn Sie die Vorbereitung der Belege laufend und nicht am Ende eines Monats durchführen, werden Sie subjektiv betrachtet weniger Zeit dafür aufwenden und es wird für Sie um einiges leichter werden.
ABLAUF ERSTELLUNG BUCHHALTUNG
Zuerst kontrollieren wir, die erhaltene Belege auf augenscheinlich fehlende Belege (z.B: keine Bankbelege) und die Belege so sortiert/bezeichnet wurden, damit eine effiziente Verbuchung möglich ist. Danach beginnen wir mit der Erstellung der Buchhaltung.
Die Sortierung der Belege erfolgt bei
- Aus- und Eingangsrechnungen nach dem Ausstellungsdatum
- Bankbelegen nach dem Buchungsdatum der Bank (ist nicht das Valutadatum)
- Kassabelegen nach dem Zahlungsdatum
- bei Kreditkartenbelegen nach dem Abbuchungsdatum
Bei Kunden, für die wir auch alle Ein- uns Ausgangsrechnungen buchen, werden zuerst die Rechnungen der Lieferanten (Eingangsrechnungen) und die Rechnungen an die Kunden (Ausgangsrechnungen) eingebucht. Ein großes Einsparungspotential lässt sich erzielen, wenn wir die
- Ausgangsrechnungen als Exportdatei aller Buchungen aus Ihrem Fakturierprogramm (Programm zur Erstellung der Rechnungen) und
- Eingangsrechnungen als Exceldatei (Vorlagen vorhanden) mit allen Ihren Rechnungen
Danach wird die Bank gebucht. Die Bankauszüge sollten im Format camt53 oder csv (besser ist camt53) übermittelt werden. Dabei wird darauf geachtet, dass Bankabhebungen für die Kassa korrekt sowohl in der Bank als auch im Kassabuch erfasst werden. Das Kassabuch (Vorlage vorhanden) wird als nächstes gebucht. Sowohl bei der Bank als auch bei der Kassa werden Zahlungen an Kunden oder Lieferanten mit offenen Rechnungen gegenverrechnet (OP/offene Posten-Abstattung).
Bei Kreditkarten ist es am sinnvollsten einen csv-Export (stellt jedes Kreditkarteninstitut zur Verfügung) samt allen Belegen, sortiert nach dem Abbuchungsdatum, zu übermitteln.
Nachdem alle Belege verbucht wurden, erfolgt eine Endkontrolle. Bei Verrechnungskonten darf immer nur das letzte Monat als offener Betrag aufscheinen. Falls dies nicht der Fall ist, wird gecheckt, ob alle Zahlungen auf das richtige Konto verbucht wurden. Bei Aufwands- und Ertragskonten wird ein Vorjahresvergleich der Höhe nach und Plausibilitätscheck gemacht. Dabei wird untersucht ob bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlung eine Buchung fehlt. Bp: die Zahlung der Energierechnung erfolgt monatlich --> es müssen so viele Zahlungen auf dem Konto verbucht sein, als Monate gebucht wurden.
Nach der Freigabe durch die Buchhalterin erfolgt vom Steuerberater nochmals eine Plausibiltätskontrolle bevor die Erfolgsauswertung erstellt wird.